Rendiconto del piccolo condominio senza amministratore: art. 1130-bis, riparto delle spese e morosi

Nei piccoli condomini capita spesso: l'amministratore non c'è, e i conti li tiene uno dei condomini, di solito con un foglio Excel nato anni fa. Per tutto l'anno va bene. Poi arriva l'assemblea, e il rendiconto di un condominio senza amministratore deve comunque essere chiaro: servono un prospetto leggibile, un riparto che torni al centesimo e una risposta alla domanda più scomoda: chi non ha ancora pagato?

Questa guida spiega cosa dice il codice civile, come impostare il rendiconto seguendo lo schema dell'art. 1130-bis c.c., come ripartire le spese con i millesimi e come approvare il tutto in assemblea senza contestazioni.

Non è consulenza legale. Questa guida è un'informazione generale sul codice civile. Per un caso concreto (un regolamento particolare, una lite, un condomino che non paga da anni) rivolgetevi a un avvocato o a un professionista del settore.

Le regole di riferimento

Il condominio negli edifici è disciplinato dagli artt. 1117-1139 del codice civile e dalle disposizioni di attuazione (artt. 61-72 disp. att. c.c.), riformati dalla legge 220/2012. Gli articoli che servono in questa guida sono:

• art. 1123: come si ripartiscono le spese;
• art. 1129: quando l'amministratore è obbligatorio;
• art. 1130-bis: cosa contiene il rendiconto;
• art. 1135: cosa approva l'assemblea;
• art. 1136: come si costituisce l'assemblea e con quali maggioranze delibera.

Quando si può fare a meno dell'amministratore

L'art. 1129, primo comma, c.c. rende necessaria la nomina dell'amministratore quando i condomini sono più di otto. Si contano i condomini, non gli appartamenti: un edificio di dieci unità che appartengono a sette proprietari può restare senza amministratore. Come contare i comproprietari di una stessa unità (per esempio due coniugi o più eredi) la norma non lo dice in modo espresso: se il vostro caso è vicino alla soglia, fatevi consigliare da un professionista. Se in un condominio con più di otto condomini l'assemblea non nomina l'amministratore, la nomina può farla il giudice, su ricorso anche di un solo condomino.

Fino a otto condomini, quindi, la nomina dell'amministratore non è obbligatoria. Le altre regole sul condominio però restano: le parti comuni, il riparto delle spese, l'assemblea e le sue maggioranze. Secondo la giurisprudenza le regole sull'assemblea valgono anche nel condominio con due soli condomini (il cosiddetto "condominio minimo").

Senza amministratore il rendiconto è obbligatorio?

È la domanda che si trova più spesso nei forum, e la risposta onesta ha due parti.

1. L'obbligo scritto è dell'amministratore. È l'art. 1130 n. 10 c.c. a imporgli di redigere il rendiconto annuale e di convocare l'assemblea per approvarlo entro 180 giorni. L'art. 1130-bis ne disciplina il contenuto. Il codice non prevede un obbligo equivalente per il condomino che, senza amministratore, tiene i conti per gli altri.
2. Le spese e il riparto però vanno approvati. L'art. 1135 c.c. affida all'assemblea l'approvazione del preventivo e della relativa ripartizione (n. 2) e del rendiconto annuale (n. 3). Chi tiene i conti per gli altri deve poter mostrare cosa è entrato, cosa è uscito e quanto deve ciascuno. Senza un rendiconto leggibile, questo diventa una discussione.

In pratica: usare lo schema dell'art. 1130-bis anche senza amministratore non è obbligatorio, ma è il modo più semplice per presentare conti che tutti capiscono e che reggono a una contestazione.

Cosa contiene il rendiconto (art. 1130-bis c.c.)

Secondo l'art. 1130-bis, il rendiconto contiene le voci di entrata e di uscita e ogni altro dato sulla situazione patrimoniale del condominio, sui fondi disponibili e sulle eventuali riserve, espressi in modo da consentire l'immediata verifica. Si compone di tre parti.

1. Il registro di contabilità

È l'elenco in ordine di data di tutti i movimenti: ogni versamento dei condomini e ogni pagamento ai fornitori, con data, descrizione, importo e conto (cassa o banca). Per l'amministratore l'art. 1130 n. 7 prevede di annotare ogni movimento entro trenta giorni. Anche senza obbligo, aggiornarlo ogni mese evita di ricostruire l'anno a dicembre.

2. Il riepilogo finanziario

È la fotografia di fine esercizio:

• saldo di cassa e saldo del conto corrente;
• crediti verso i condomini, cioè le quote non ancora versate;
• debiti verso i fornitori, cioè le fatture ricevute e non ancora pagate;
• fondi e riserve, compreso il fondo speciale per i lavori straordinari che l'art. 1135 n. 4 impone di costituire, di importo pari all'ammontare dei lavori, quando l'assemblea delibera opere di manutenzione straordinaria (se il contratto prevede pagamenti graduali, il fondo può essere costituito in relazione ai singoli pagamenti).

Il controllo da fare è semplice: cassa + banca + crediti - debiti dà la situazione finanziaria netta del condominio, da confrontare con fondi e riserve. Se cassa e banca non coincidono con il registro e con l'estratto conto, manca un movimento.

3. La nota sintetica esplicativa

Poche righe in parole semplici: com'è andato l'anno, perché una voce ha superato il preventivo, quali lavori sono in corso, quali questioni sono aperte (un guasto, un contenzioso, un condomino in ritardo). L'art. 1130-bis chiede di indicare anche "i rapporti in corso e le questioni pendenti".

Lo stesso articolo prevede che i condomini e i titolari di diritti reali o di godimento sulle unità possano prendere visione dei documenti giustificativi di spesa e farne copia a proprie spese, e che scritture e documenti siano conservati per dieci anni dalla registrazione. Tenete le fatture in una cartella condivisa, ordinate come il registro.

Il riparto delle spese con i millesimi (art. 1123 c.c.)

La regola generale dell'art. 1123, primo comma, è che le spese per la conservazione e il godimento delle parti comuni, per i servizi nell'interesse comune e per le innovazioni deliberate dalla maggioranza si dividono in proporzione al valore della proprietà di ciascuno, cioè secondo i millesimi, salvo diversa convenzione. Il secondo e il terzo comma aggiungono due eccezioni:

• se una cosa serve i condomini in misura diversa, la spesa si divide in proporzione all'uso che ciascuno può farne;
• se una parte dell'edificio serve solo un gruppo di condomini, la spesa è a carico di quel gruppo.

Per la manutenzione e la sostituzione di scale e ascensori l'art. 1124 prevede un criterio specifico: metà della spesa in base al valore delle unità e metà in proporzione all'altezza di ciascun piano dal suolo. Per questo molti condomini hanno più tabelle millesimali (generale, scale, riscaldamento, acqua). Controllate sempre quelle allegate al vostro regolamento: un regolamento contrattuale o una convenzione tra tutti i condomini possono prevedere criteri diversi.

Un esempio

Quattro unità con millesimi di proprietà 300, 250, 250 e 200. Spesa annua per la luce delle parti comuni: 1.200 euro.

Con quattro voci di spesa e quattro tabelle diverse i conti si complicano in fretta, soprattutto quando una tabella con millesimi decimali, per arrotondamento, somma 999,99 invece di 1.000 (per esempio tre unità uguali da 333,33). È il punto in cui i fogli fatti in casa di solito si rompono.

Dal preventivo al rendiconto: l'anno in quattro passi

1. Preventivo e rate. A inizio esercizio l'assemblea approva il preventivo delle spese e la loro ripartizione (art. 1135 n. 2). Dal preventivo si ricavano le rate di ciascuno, per esempio tre o quattro all'anno con scadenze fisse.
2. Registrazione durante l'anno. Ogni versamento e ogni fattura finiscono nel registro, con la voce di spesa e la tabella da usare. Ogni mese confrontate il saldo con l'estratto conto della banca.
3. Consuntivo e conguagli. A fine esercizio si ripartiscono le spese effettive, voce per voce, e si confrontano con quanto ciascuno ha versato: chi ha versato di meno ha un conguaglio da pagare, chi ha versato di più un credito.
4. Rendiconto e assemblea. Si prepara il rendiconto nelle tre parti, si inviano i documenti prima dell'assemblea e lo si approva. I conguagli diventano il saldo iniziale dell'anno successivo.

Un consiglio pratico: aprite un conto corrente intestato al condominio, anche senza amministratore. L'obbligo dell'art. 1129, settimo comma, riguarda l'amministratore, ma con un conto separato ogni movimento ha una traccia e il controllo con il registro diventa immediato. Per aprirlo servono il codice fiscale del condominio, che si richiede all'Agenzia delle Entrate, e una delibera che indichi chi rappresenta il condominio verso la banca; ogni banca ha poi le sue procedure.

Approvare il rendiconto in assemblea (art. 1136 c.c.)

Convocazione. Tutti i condomini devono essere convocati: l'art. 1136 vieta all'assemblea di deliberare se non risulta che tutti gli aventi diritto sono stati convocati regolarmente. L'art. 66 disp. att. c.c. chiede che l'avviso, con l'ordine del giorno, arrivi almeno cinque giorni prima della data della prima convocazione, con raccomandata, PEC, fax o consegna a mano.

Quorum. L'art. 1136 conta sempre due cose insieme: le persone e i millesimi.

• In prima convocazione l'assemblea è valida se intervengono la maggioranza dei condomini e i due terzi del valore dell'edificio (almeno 667 millesimi); la delibera passa con la maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno la metà del valore (500 millesimi).
• In seconda convocazione bastano un terzo dei condomini e un terzo del valore per costituirla; la delibera passa con la maggioranza degli intervenuti che rappresenti almeno un terzo del valore.

Nell'esempio delle quattro unità, con tutti presenti: se votano a favore solo A e B, i millesimi sono 550 ma le persone sono due su quattro, che non sono la maggioranza. La delibera non passa. Con il voto favorevole anche di D (750 millesimi, tre persone su quattro) passa. Nei piccoli condomini il conteggio delle persone pesa quanto quello dei millesimi.

Verbale. Scrivete un verbale con presenti, millesimi rappresentati, testo della delibera e voti (l'art. 1136 ne prevede la redazione), e comunicatelo agli assenti. Secondo l'art. 1137 la delibera può essere impugnata entro trenta giorni, che decorrono dalla data della delibera per i dissenzienti e gli astenuti e dalla comunicazione del verbale per gli assenti: un verbale preciso riduce il rischio.

Il condomino che non paga

Nel rendiconto il condomino in ritardo compare tra i crediti verso i condomini: deve essere visibile a tutti, con l'importo e da quanto tempo. Cosa fare dipende molto dal caso, ma alcuni punti fermi aiutano.

• Le norme sul recupero sono scritte per l'amministratore. L'art. 63 disp. att. c.c. gli consente di chiedere un decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo in base al riparto approvato dall'assemblea e, dopo sei mesi di mora, di sospendere il moroso dai servizi comuni che si possono godere separatamente. L'art. 1129, nono comma, c.c. gli impone di agire entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio nel quale il credito è compreso, salvo espressa dispensa dell'assemblea.
• Senza amministratore decidete in assemblea. Mettete all'ordine del giorno come procedere: un sollecito scritto, un incarico a un legale oppure la nomina di un amministratore (anche se non obbligatoria) per gestire il recupero. Farsi consigliare da un avvocato prima di avviare un'azione è la scelta prudente.
• Il riparto approvato è la base di tutto. Senza uno stato di ripartizione approvato dall'assemblea (a preventivo o a consuntivo), è difficile dimostrare quanto deve il moroso.
• Nessuno può sottrarsi alle spese rinunciando alle parti comuni (art. 1118 c.c.).
• Chi compra risponde anche dei debiti recenti. Secondo l'art. 63 disp. att., chi subentra nei diritti di un condomino è obbligato in solido con lui per i contributi dell'anno in corso e di quello precedente.

Un ultimo punto, spesso ignorato: il condomino che anticipa una spesa per le parti comuni senza l'autorizzazione dell'assemblea non ha diritto al rimborso, salvo che la spesa sia urgente (art. 1134 c.c.). Quando un condomino paga per tutti, mettetelo per iscritto in assemblea.

Errori frequenti

• Tabelle millesimali che non sommano 1.000, o spese ripartite sulla tabella sbagliata.
• Rate "spalmate" a mano, senza scadenze precise: a fine anno nessuno sa più chi è in ritardo.
• Contanti non registrati, o fatture pagate dal conto personale di un condomino.
• Rendiconto senza riepilogo finanziario: si vede quanto si è speso, ma non quanto c'è in cassa né chi deve cosa.
• Residui dell'anno precedente mescolati alle quote nuove.
• Fatture non conservate o non ordinate come il registro.

Domande frequenti

Il rendiconto va approvato ogni anno?

Per l'amministratore sì, entro 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio (art. 1130 n. 10). Senza amministratore la scadenza non è scritta, ma approvare ogni anno preventivo, rendiconto e riparto è il modo più sicuro per avere conti chiari e crediti dimostrabili.

Chi può tenere i conti?

Qualunque condomino incaricato dall'assemblea. L'incarico di tenere i conti non equivale alla nomina di un amministratore. Conviene metterlo a verbale e indicare, con una delibera specifica, chi può operare sul conto corrente del condominio.

Servono fatture e ricevute originali?

Servono i documenti che giustificano ogni spesa: i condomini hanno diritto di vederli e di farne copia a proprie spese (art. 1130-bis). Conservateli per dieci anni dalla registrazione.

Il condominio senza amministratore ha obblighi fiscali?

Può averne: per esempio, a seconda del tipo di prestazione e del fornitore, il condominio può dover operare ritenute come sostituto d'imposta. Su questo punto rivolgetevi a un commercialista.

Non è consulenza legale. Il testo riassume norme del codice civile (artt. 1117-1139 c.c. e disposizioni di attuazione) aggiornate alla data indicata in alto. Criteri di riparto, preventivo e rendiconto restano decisioni della vostra assemblea, secondo la legge e il vostro regolamento.